Erweiterter Datenschutz-Check

DSG-Check

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Fragen zum Unternehmen

1. Wie gross ist Ihre Organisation?(erforderlich)

Eine Organisation ist bspw. ein Unternehmen, ein Verein oder eine Genossenschaft.

Eine Person

2-25 Personen

25-250 Personen

> 250 Personen

2. Art Ihrer Organisation

Einzelfirma

Verein / Organisation

AG / GmbH

Öffentlich rechtliches Organ

3. In welchem Sektor ist Ihre Organisation tätig

Welche Personendaten werden bearbeitet?

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4. Von welchen Personenkreisen bearbeiten Sie Personendaten?

Personendaten sind Daten, die eine Person identifizieren oder identifizierbar machen. Beispiele: Bäckerei bearbeitet Daten der Lieferanten und der Kundschaft; Verein bearbeitet die Daten ihrer Mitglieder; Unternehmen hat auf der Webseite ein Kontaktformular.

Personen, die Ihre Webseite besuchen (z.B. potenzielle Kundschaft)

Aktuelle Kundschaft (resp. Mitglieder, wenn Sie ein Verein sind)

Mitarbeitende

Partnerschaften, Lieferanten oder Dienstleister

Hidden

Bearbeiten Sie besonders schützenswerte Personendaten? (aus Basis)

Daten über persönliche Werte und Ansichten (z.B. Religion, Politik), Gesundheits- und sonstige sensible Daten, genetische Daten oder Daten über behördliche Verfahren. Beispiel: Bäckerei bearbeitet die Gesundheitsdaten ihrer Mitarbeitenden wie Arztzeugnisse; Physiotherapiepraxis speichert Patientendaten.

Nein

keine Angabe

Bearbeitungszweck

5. Bearbeiten Sie im Auftrag Ihrer Kundschaft Personendaten?

Beispiel: Treuhandbüro übernimmt Buchhaltung für andere Unternehmen, Webagentur versendet im Auftrag E-Mail Newsletter.

Nein

6. Art der Bearbeitung

Unter privatem Gebrauch ist ausschliesslich die persönliche Bearbeitung zu verstehen (bspw. das Führen einer privaten Agenda oder das Speichern von privaten Kontakten auf dem Smartphone).

Ich bearbeite Personendaten nur zum persönlichen Gebrauch (bspw. private Agenda).

Wir bearbeiten Personendaten für Geschäftszwecke.

Wir bearbeiten Personendaten aufgrund eines gesetzlichen Auftrags.

7. Gesetzlicher Auftrag

Auf welcher Ebene wird der gesetzliche Auftrag geregelt?

Kommunales Gesetz (Gemeindenebene)

Kantonales Gesetz (Kantonale Ebene)

Bundesgesetz (Bundesebene)

8. Outsourcing von Datenbearbeitung

Geben Sie Dritten den Auftrag, Personendaten von Ihren bearbeiteten Personenkreisen zu bearbeiten (bspw. Lieferanten, Hosting-Unternehmen, IT-Partner). Beachten Sie, dass hier auch Personen erfasst sind, die Personendaten zur Kenntnis nehmen könnten (wie bspw. Putzfachkräfte).

Kein Outsourcing (Ausnahme)

Outsourcing

Hidden

Drittpersonen, die Daten in Ihrem Auftrag bearbeiten.

Name

Adresse

Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen.

Kommunikationsmittel

Hidden

Wie kommuniziere ich mit den Betroffenen?

Telefon

E-Mail

Chat / Instant Messaging

Postalisch

Video

Fax

Hidden

Telefon-Lösung

Festnetz- / Mobiltelefonie

Selbst gehostete Telefonzentrale (on-premise)

Cloudbasiert (Teams, Skype for Business)

Hidden

E-Mail Hosting

Wir nutzen eine selbst gehostete E-Mail Lösung (on-premise)

Wir nutzen einen E-Mail Service aus der Schweiz/EU (bsp. Swisscom, GMX, etc.)

Wir nutzen einen E-Mail Service ausserhalb der Schweiz/EU (bspw. Google, Microsoft, etc.)

Hidden

Chat-Lösung

Selbst gehostete Lösung

Cloud-Basiert (Teams, Messages)

Hidden

Textverarbeitungsprogrammen

Cloud-Anbieter (Microsoft 365, Google, etc.)

On-Premise (Microsoft)

Open-Office / Libre Office

Hidden

Post- / Paketversand

Nein

Ja, durch elektronische Schnittstelle (SPS o.Ä.)

9. Wie setzen Sie Software ein?

Betreiben Sie Ihre Systeme für die Kommunikationsdienste (E-Mail, Telefonsoftware, Textbearbeitung, Kundenmanagementsoftware) lokal oder nutzen Sie einen Cloudanbieter?

Selber gehostet (On-premise)

Cloudbasiert (Microsoft, Google, Swisscom)

Sicherheitsmassnahmen

10. Sicherheitsvorkehrungen

Sicherheitsdienst, der Personendaten bearbeitet (bspw. Empfang)

Zutrittsysteme (Badge o.Ä.)

Videoüberwachung

Hidden

10. Videoüberwachung

Wie betreibt Ihr Unternehmen die Videoüberwachungsanlage?

Selbst gehostete Videoüberwachunganlage (on-prem)

Videoüberwachung mit Online-Übermittlung (bspw. Web- oder Cloud-Anbindung).

Zahlungsverkehr

11. Vorhandene Zahlungsmöglichkeiten

Welche Zahlungsmöglichkeiten bietet Ihre Organisation an?

Kasse Bargeld

Bargeldlos (EC-Karten, Kreditkarten, Twint)

Online- Zahlung / Webshop

Marketing

12. Nutzen Sie Marketingkanäle?

Bearbeiten Sie durch Ihre Marketingkanäle Personendaten? Beispiel: Wettbewerb auf Ihrem Instagram- oder Facebook-Kanal.

Social-Media

E-Mail, Newsletter

Werbung via Post (Flyers etc.)

SMS / Chat

Online-Werbung

DSGVO-Anwendbarkeit

DSGVO steht für “Europäische Datenschutzgrundverordnung”.

13. Marktort / Niederlassung

Wir verfügen über eine Niederlassung in der EU / dem EWR.

Wir beabsichtigen Dienstleistungen oder Waren Personen in der EU / im EWR anzubieten.

Wir verarbeiten Personendaten im Auftrag eines EU / EWR-Unternehmens.

Wir beobachten das Verhalten unserer Kundschaft in der EU / EWR (z.B. deren Surfverhalten), um ihnen personalisierte Angebote zu unterbreiten.

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Haben Sie sich bereits mit dem neuen Datenschutzgesetz befasst?

Mit den folgenden Fragen werden wir den aktuellen Status Ihres Unternehmens in Sachen Datenschutz überprüfen. Begriffe: DSGVO = Europäische Datenschutzgrundverordnung. DSG = Aktuell geltendes Datenschutzgesetz der Schweiz. nDSG = Ab dem 1. September 2023 geltendes Datenschutzgesetz der Schweiz.

14. Applikationsinventar

Führen Sie ein vollständiges Applikationsinventar? (alle in Ihrer Organisation eingesetzten Applikationen und IT-Systeme, inkl. jeweils bearbeiteter Daten). Unternehmen, die über 250 Mitarbeitende beschäftigen oder Daten bearbeiten, die ein hohes Risiko für Persönlichkeits- oder Grundrechtsverletzungen tragen, müssen ein Verzeichnis über die bearbeiteten Personendaten führen. Ein Applikationsinventar kann hierfür hilfreich sein.

Unklar	Nicht vorhanden	vorhanden mit Klärungsbedarf	vorhanden und aktuell gehalten.

15. Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten

Verfügen Sie über ein vollständiges Verzeichnis der Bearbeitungen von Personendaten in Ihrer Organisation? Unternehmen, die über 250 Mitarbeitende beschäftigen oder Daten bearbeiten, die ein hohes Risiko für Persönlichkeits- oder Grundrechtsverletzungen tragen, müssen ein Verzeichnis über die bearbeiteten Personendaten führen.

Unklar	Nicht vorhanden	vorhanden mit Klärungsbedarf	vorhanden und aktuell gehalten.

16. Interne Datenschutzrichtlinie

Verfügt Ihre Organisation über eine interne Datenschutzrichtlinie, welche die grundlegenden Prinzipien der Bearbeitung von Personendaten festlegt sowie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten regelt?

Unklar	Nicht vorhanden	für DSG (alt) vorhanden	für DSGVO vorhanden	für nDSG vorhanden

17. Datenschutzerklärung für Mitarbeitende

Verfügt Ihre Organisation über eine Datenschutzerklärung für Mitarbeitende?

Unklar	Nicht vorhanden	für DSG (alt) vorhanden	für DSGVO vorhanden	für nDSG vorhanden

18. Datenschutzerklärung für Ihre Webseite

Verfügt Ihre Organisation über eine allgemeine Datenschutzerklärung, die auch die Bearbeitungen über Ihre Webseite beinhaltet?

Unklar	Nicht vorhanden	für DSG (alt) vorhanden	für DSGVO vorhanden	für nDSG vorhanden

19. Betroffenenrechte

Verfügt Ihre Organisation über ein klares Vorgehen, wie Sie mit den datenschutzrechtlich garantierten Betroffenenbegehren umgehen (bspw. Berichtigung, Auskunftsbegehren o.ä.)?

Unklar	Nicht vorhanden	für DSG (alt) vorhanden	für DSGVO vorhanden	für nDSG vorhanden

20. Datensicherheitsdokumentation (TOM)

Verfügt Ihre Organisation über ein Datensicherheitsdokumentation (Überprüfung Ihrer Applikationen und IT-Systeme bezüglich Sicherheit und Sicherheitsrisiken). TOM steht für technisch- organisatorische Massnahmen.

Unklar	Nicht vorhanden	für DSG (alt) vorhanden	für DSGVO vorhanden	für nDSG vorhanden

21. Vorgehen bei Verletzungen der Datensicherheit

Verfügt Ihre Organisation über ein klares Verfahren im Umgang mit (und ggf. Meldung von) Verletzungen der Datensicherheit und sind Ihre Mitarbeitenden entsprechend informiert und instruiert?

Unklar	Nicht vorhanden	teilweise vorhanden	vorhanden	vorhanden und Information / Instruktion sichergestellt

22. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Haben Sie für Ihre unternehmenstypischen Bearbeitungen geprüft, ob eine DSFA angezeigt ist und eine solche vorgenommen?

Unklar	Nicht vorhanden	teilweise vorhanden	vorhanden

23. Auftragsdatenverarbeitungsvertrag

Hat Ihr Unternehmen ein Auftragsdatenbearbeitungsvertrag mit jenem externen Dienstleister, an welches Sie Personendaten weitergeben?

Unklar	Nicht vorhanden	teilweise vorhanden	vorhanden

24. Datenschutzerklärung für Ihre Videoüberwachungsanlage

Verfügt Ihre Organisation über eine Datenschutzerklärung für Ihre Videoüberwachungsanlage?

Unklar	Nicht vorhanden	für DSG (alt) vorhanden	für DSGVO vorhanden	für nDSG vorhanden

24. Verfügen Sie über folgende datenschutzrelevanten Dokumente?

Applikationsinventar

Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten

Interne Datenschutzrichtlinie

Datenschutzerklärung für Mitarbeitende

Datenschutzerklärung für Ihre Webseite

Betroffenenrechte

Datensicherheitsdokumentation (Tom)

Vorgehen Datensicherheits-Verletzungen

Datenschutz-Folgenabschätzung

25. Datenschutzberaterin oder -berater

Verfügt Ihre Organisation über eine Datenschutzberaterin oder -berater?

Nein

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Abschluss

Die Resultate des Datenschutz-Checks basieren auf den von Ihnen im Formular eingegebenen Daten. Die hier erteilten Empfehlungen sind somit von Ihren Angaben abhängig. Der Datenschutz-Check ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Vielmehr vermittelt er eine grobe Übersicht, welche Ihnen die relevanten Bereiche aufzeigen soll und auf Defizite aufmerksam machen kann. Unsere Empfehlungen basieren auf Erfahrungswerten und beziehen sich auf das revidierte, neue Datenschutzgesetz (nDSG), welches am 1. September 2023 in Kraft tritt. Für die Richtigkeit oder Vollständigkeit des Checks wird keine Haftung übernommen.

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Nächste Schritte

Gerne senden wir Ihnen die Resultate des Datenschutz-Checks zu. Bitte tragen Sie hierfür unten im Eingabefeld Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf «Absenden». So erhalten Sie zudem einen Link, um kostenlos Ihre Website mit unserem «Website-Scan» auf datenschutzrechtliche Risiken hin zu überprüfen.

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