Was in einer Nebenkostenabrechnung stehen darf und was nicht

Mieter haben neben dem monatlichen Mietzins nach Art. 257a OR auch Nebenkosten zu bezahlen. Wenn am Ende der Abrechnungsperiode der Vermieter die Abrechnung über die angefallenen Nebenkosten vorlegt, kommt oft das böse Erwachen. Waren die Akontozahlungen zu gering, ist eine hohe Nachzahlung erforderlich. Aber nicht immer sind alle berechneten Nebenkosten zulässig. Hier erfahren Sie, welche Kosten an Mieter weitergegeben werden dürfen und wie Sie gegen fehlerhafte Abrechnungen vorgehen können.

Wie kann ich herausfinden, ob meine Nebenkostenabrechnung zu hoch ist?

Nebenkosten gehören zum Mietzins dazu. Allerdings muss der Mieter nur solche Kosten übernehmen, die rechtlich zulässig und korrekt ermittelt sind. Das können Sie in 5 Schritten überprüfen:

1. Kostenarten

Vergleichen Sie die Abrechnung mit Ihrem Mietvertrag. Sie sollte sämtliche Kostenpositionen enthalten, die auch im Mietvertrag aufgeführt sind und diese ebenso bezeichnen. Der Hintergrund dafür ist, dass Nebenkosten nur berechnet werden dürfen, wenn sie nach dem Mietvertrag ausdrücklich fällig und zulässig sind. Das ist dann der Fall, wenn sie direkt im Zusammenhang mit dem Gebrauch der Wohneinheit stehen. Dazu gehören Energiekosten, Wasser und Abwasser, Strom, Gartenpflege, Hauswartkosten, Kehricht, Verwaltungsaufwand etc.

2. Abrechnungsperiode

Die Nebenkostenabrechnung muss zumindest auf ihrer ersten Seite die Abrechnungsperiode ausweisen. In der Regel läuft diese von Jahresanfang bis Jahresende. Manche Vermieter erstellen die Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum von Juli des Vorjahres bis Ende Juni des Folgejahres.

3. Verteilschlüssel

Da ein Mieter von den Gesamtkosten des Hauses nur den Anteil der eigenen Wohnung zu tragen hat, wird dieser anhand eines Verteilschlüssels ermittelt. Der Verteilschlüssel muss nachvollziehbar und bekannt sein. Dafür gibt es verschiedene Kriterien, die gesetzlich nicht definiert sind: Personenanzahl, Anzahl Quadratmeter, Anteil an der Gesamtwohnfläche etc..

Dennoch müssen die Kriterien für jeden Mieter zweifelsfrei nachvollziehbar sein. Ist das nicht der Fall, fordern Sie von Ihrem Vermieter einen (anonymisierten) Mieterspiegel des Hauses an. Ist Ihr Anteil nicht korrekt ermittelt, lassen Sie ihn vom Vermieter korrigieren. Schicken Sie ihm dazu eine Aufforderung per Einschreiben mit Fristsetzung zu.

Wichtig: Grundsätzlich darf der Verteilschlüssel nur offiziell durch amtliches Formular geändert werden.

4. Akontobeträge

Sind die vom Mieter geleisteten Akontozahlungen der Abrechnungsperiode geringer als die anteiligen Nebenkosten, steht eine Nachzahlung ins Haus. Wurden mehr Zahlungen geleistet als Kosten anfielen, muss der Vermieter den Überschuss an den Mieter zurückzahlen. Je nachdem, ob häufig eine Nachzahlung oder Rücküberweisung erfolgt, sind ggf. die vereinbarten Nebenkosten zu überdenken.

Tipp: Nebenkosten sollten angemessen ausfallen. Mancher Vermieter weist die Akontozahlungen als besonders niedrig aus. Damit bleibt der Mietzins inklusive Nebenkosten nach außen hin attraktiv. Um die Gesamtkosten vor Vertragsunterzeichnung realistisch einschätzen zu können, erfragen Sie beim Vermieter die Höhe der Kosten vergangener Jahre.

Wartungsverträge, Belege und Kontoauszüge prüfen

Generell ist es wichtig, dass die Nebenkosten möglichst detailliert aufgeführt sind. Die pauschale Angabe aller Nebenkosten in einer Summe ist unzulässig. Dem Mieter steht nach Art. 8 VMWG eine vollständige und detaillierte Abrechnung zu. Nur wenn er sich ein konkretes Bild über den Verbrauch des letzten Abrechnungszeitraumes machen kann, sind Korrekturen und Verhaltensänderungen beispielsweise hinsichtlich des Energieverbrauchs möglich.

Pauschale Angaben zu Betriebskosten oder Verwaltungskosten sollten Sie hinterfragen. Sie haben den Anspruch, einen Blick in Wartungsverträge, Belege und Kontoauszüge zu werfen. Digitalisierte Verwaltungen stellen der Mieterschaft die Unterlagen unaufgefordert in die Cloud, wo sie mit einem speziellen Code abgerufen werden können.

5. Fristen und Termine

Manche Vermieter lassen sich viel Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Tatsächlich sollte sie jedoch 6 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode beim Mieter eintreffen. Ging die Abrechnungsperiode bis zum Jahresende, hat sie bis Ende Juni des Folgejahres vorzuliegen.

Beeilt sich der Vermieter nicht mit der Abrechnung, können Mieter diese schriftlich einfordern. Die Akontozahlungen einfach einzustellen sollten Sie unterlassen. Das kann zu Problemen mit dem Vermieter führen. Hilfsweise können sie sich an die Mietschlichtungsbehörde wenden.

Die Nachforderung durch den Vermieter verjährt innert 5 Jahren nach Ende der Abrechnungsperiode bzw. nach Auszug des Mieters. Im Mietvertrag kann jedoch eine kürzere Verfallszeit vereinbart werden.

Zulässige und unzulässige Nebenkosten

Nicht jede Nebenkostenabrechnung enthält nur zulässige Posten. Änderungen in der gesetzlichen Grundlage werden häufig nicht umgesetzt und Fristen unzulässig festgelegt. Zudem finden sich Reparaturen und Unterhaltskosten in vielen Nebenkostenabrechnungen, die hier jedoch keinen Platz haben. Sie gehören nicht zu den vom Mieter zu leistenden Nebenkosten einer Wohnung.

Welche Kosten dürfen in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden?

  • Energiekosten für Öl, Gas, andere Energien
  • Kosten für Brenner- und Tankwartung, Kaminfeger
  • Ablesung der Wärmezähler
  • Versicherung für Heizanlage und Verwaltungsaufwand für Beheizung
  • Wasserverbrauch und Wasseraufbereitungskosten
  • Kosten für Aufwärmung des Warmwassers
  • Verbrauchsgebühr Abwasser
  • Entkalkungskosten von Boiler und Leitungen
  • Treppenhausreinigung
  • Bewachungskosten, sofern wirtschaftlich vertretbar
  • Strom für Treppenhaus, Aussenbeleuchtung Liegenschaft, Tiefgaragentor
  • Wartungs- und Stromkosten Lift
  • Grundgebühren Kabelnetzbetreiber
  • Gartenpflege, Bewässerung Aussenanlagen, Laubentfernung
  • bei staatlich unterstützten Wohnungen weitere Versicherungen neben der Versicherung Heizungsanlage
  • Mehrwertsteuer auf Drittleistungen und für Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Welche Kosten dürfen in einer Nebenkostenabrechnung nicht aufgeführt werden?

  • Kosten für Mieterwechsel und Mietersuche
  • Heizkosten/Warmwasserkosten, wenn bereits im Mietzins enthalten
  • Grundgebühren für Wasser, die nicht nach Wohneinheit ermittelt werden
  • Gebühr für Regenwasser
  • Hauswartkosten ausserhalb Pflichtenheft, da bereits in Nettomiete enthalten
  • Bruttolohn Hauswart für Wohnungsbesichtigungen, -übergaben, Renovierungen Koordination von Handwerkerarbeiten
  • Kosten für Leerstandsbewirtschaftung, Beheizung unbewohnter Räume
  • Entsorgungskosten Gerümpel
  • Bereitstellung und Betrieb technischer Anlagen
  • Stromkosten für Strassenbeleuchtung
  • Installationsgebühren Netzanschluss
  • Liftkosten wie Reparaturen, Ersatzteile, Serviceabos, Amortisation
  • Kosten für Sanierung von Rasen, Schädlingsbekämpfung, Neubepflanzung
  • Sandkastenfüllung und –reinigung
  • zu hohe Verwaltungspauschale (siehe unten)
  • unzulässige Versicherungen wie Gebäudeversicherung

Wie kann ich gegen eine zu hohe oder fehlerhafte Abrechnung vorgehen?

Eine Nebenkostenabrechnung beinhaltet eine ganze Reihe an Kostenpositionen. Fehler schleichen sich schnell ein und sollten dem Vermieter schriftlich per Einschreiben mitgeteilt werden. Dabei ist es wichtig, dass Sie nicht pauschal auf eine fehlerhafte Abrechnung hinweisen, sondern den Korrekturbedarf konkret benennen.

Stellen Sie beim Vergleich der aktuellen Abrechnung mit der Letztjährigen fest, dass sich Positionen verändert haben oder hinzugekommen sind, sollten Sie genau hinschauen. Bei begründeten Abweichungen können Sie eine Reduktion der Nebenkosten fordern.

Schwierig wird es allerdings bei Pauschalen. Der Vermieter muss hierzu keine Abrechnung erstellen. Dennoch hat der Mieter Anspruch auf Auskunft der Durchschnittswerte der letzten drei Jahre.

Seien Sie bei diesen Kosten kritisch

Zum Thema Hauswartkosten werden in der Regel nur die Gesamtkosten genannt. Sie haben jedoch Anspruch auf Vorlage des Pflichtenhefts und Nachweis der einzelnen Tätigkeiten. Kosten für Arbeiten, die bereits im Mietzins enthalten sind und nicht zu den Nebenkosten zählen, hat der Vermieter zu tragen.

Auch Kosten für die Verwaltung sind häufig ein Streitpunkt. Sie dürfen nach Aufwand oder den in der Gemeinde üblichen Sätzen berechnet werden. Meist wird ein bestimmter Prozentsatz der Nebenkosten festgelegt, der jedoch von Ihnen kritisch überprüft werden sollte. Denn gerne werden 4,5 % der Nebenkosten an Verwaltungskosten berechnet. Ein Satz, der unüblich hoch ist und dem Mieter belegt werden muss. Realistisch sind dagegen maximal 3 %, wie das Bundesamt für Wohnungswesen in seiner Mitteilung BWO 32 Nr. 12 bestätigte.

Steht eine Revision der Heizöltanks an, müssen Sie die anteiligen Kosten nicht in einem Jahr tragen. Kosten für Arbeiten, die in mehrjährigen Abständen anfallen wie die Revision der Heizöltanks oder Kaminfegerarbeiten, muss der Vermieter auf den kompletten Zeitraum aufteilen. Fällt die Revision der Heizöltanks nur alle 5 Jahre an, werden die Kosten in 5 Tranchen auf die Mieter des Hauses umgelegt.

Wurde im Mietvertrag eine Pauschale vereinbart, entfällt die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Sie brauchen damit auch keine aufwendige Prüfung vorzunehmen. Allerdings besteht weder für Vermieter noch Mieter das Recht zur Nachforderung bzw. Rückzahlung anteiliger Kosten.

Tipp: Die Nebenkosten dürfen auch bei einer Pauschalregelung nicht besonders hoch ausfallen, da der Vermieter diese auf Basis der tatsächlichen Nebenkosten der vergangenen 3 Jahre ermitteln muss.

Bis wann habe ich Zeit, gegen die Nebenkostenabrechnung vorzugehen?

Manche Vermieter verankern im Mietvertrag eine zeitliche Befristung von 14 Tagen oder einem Monat. Reagiert der Mieter nicht rechtzeitig, sei die Nebenkostenabrechnung akzeptiert. Das ist jedoch rechtlich nicht haltbar, der Mieter darf auch später noch reklamieren.

Es gibt keine gesetzliche Frist, bis wann der Mieter Einspruch erheben muss. Üblich ist jedoch 1 Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung. Bei Irrtum können sie innert 3 Jahren nach Feststellung der versehentlich geleisteten Nebenkosten eine Rückerstattung für maximal 10 Jahre fordern.

Die Nachforderung des Vermieters an zu wenig gezahlten Nebenkosten verjährt 5 Jahre nach ordnungsgemässer Abrechnung. Erstellt der Vermieter keine Abrechnung, läuft die Frist ab dem Zeitraum, an dem eine Abrechnung hätte beim Mieter eintreffen müssen.

Zahlungsaufschub durch den Vermieter

Steht eine hohe Nachforderung an oder sind die beanstandeten Fehler noch nicht geklärt, bitten Sie den Vermieter um einen Zahlungsaufschub. Gewährt der Vermieter diese, sollten Sie sich den Aufschub schriftlich bestätigen lassen. Droht er stattdessen mit Kündigung und Betreibung, sollten Sie den Rat eines Anwalts oder eines Mietervereins in Anspruch nehmen.

Fazit: Nebenkosten prüfen und nachweisen lassen

Nebenkostenabrechnungen sind aufwendig und beinhalten häufig Fehler und Irrtümer. Mieter sollten diese deshalb kritisch prüfen oder die Unterstützung eines Mietervereins in Anspruch nehmen. Dauerhaft zu hohe oder zu niedrige Akontozahlungen sollten Sie mit dem Vermieter anpassen.

Nehmen Sie keine eigenmächtigen Kürzungen vor. Dies könnte zu Betreibung und Kündigung des Mietverhältnisses führen, auch wenn die Forderung ungerechtfertigt ist. Gegen Betreibung können Sie Rechtsvorschlag erheben. Der Vermieter muss sich dann an die Schlichtungsbehörde wenden.

Tipp: Wollen Sie der Prüfung einer Abrechnung aus dem Weg gehen, sollten Sie mit dem Vermieter schriftlich eine Pauschale vereinbaren.