Wie wird die Ferienentschädigung berechnet?

Wenn ein Arbeitnehmer seine Ferientage nicht bis zum Ende des Jahres oder bis zu seinem Austritt nehmen kann, steht ihm eine Ferienentschädigung zu. Deren Berechnung hängt von vielen Faktoren ab und kann monatlich oder einmalig erfolgen. Doch wann steht Ihnen trotz des Abgeltungsverbots eine Ferienentschädigung zu und wie sie berechnet?

Wie hoch ist der Ferienanspruch in der Schweiz?

  • Vier Wochen gesetzlichen Ferienanspruch hat jeder Arbeitnehmer ab dem 21. Lebensjahr in der Schweiz
  • Für Arbeitnehmende über 50 Jahren wird häufig in Gesamtarbeitsverträgen oder Einzelvereinbarungen ein erweiterter Ferienanspruch von 5-6 Wochen festgelegt
  • Jüngere Mitarbeiter bis 20 Jahren können grundsätzlich 5 Wochen (329a OR) beanspruchen

Ferientage dienen nach dem Obligationenrecht ausdrücklich zur Erholung des Arbeitnehmers. Sie dürfen daher nicht zweckentfremdet und in der Regel nicht finanziell oder anderweitig, als durch die Freistellung an den Ferientagen abgegolten werden.

Beispielsweise soll ein gekündigter Arbeitnehmer keine Ferienzeit dazu nutzen, um sich einen neuen Job zu suchen. Vielmehr muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter stundenweise freigeben, um sich bewerben und vorstellen zu können.

Auch wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter zu ständiger Erreichbarkeit verpflichtet, gilt der Erholungszweck als verfehlt. Vor allem die Zeiten, in denen aus dienstlichen Gründen telefoniert, auf anderen Wegen kommuniziert oder sonst wie für das Unternehmen gearbeitet wird, sind Arbeitszeiten. Die so gestörten Ferientage müssen erneut vom Arbeitgeber gewährt werden.

Der Gesetzgeber ist hinsichtlich der Ferientage sehr restriktiv. Art. 329d Abs. 2 lautet: „Die Ferien dürfen während der Dauer des Arbeitsverhältnisses nicht durch Geldleistungen oder andere Vergünstigungen abgegolten werden.

Das Ferienabgeltungsverbot gilt dabei beidseitig. Das bedeutet, dass auch der Arbeitnehmende keiner Auszahlung seines Ferienguthabens zustimmen kann (Art. 362 OR). Selbst wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine einvernehmliche Regelung dazu treffen, ist dies nicht erlaubt. Im Zweifelsfall muss der Arbeitgeber die Ferientage dann bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nochmals vergüten, wenn der ausscheidende Mitarbeiter dies fordert.

Die Verjährung des Ferienanspruchs tritt frühestens nach 5 Jahren ein. Reduzierende Klauseln zu dieser Frist sind ebenfalls unwirksam, selbst wenn sich beide Parteien einig sind (Art. 129 OR).

Wann darf der Ferienanspruch gekürzt werden?

  • Wenn der Arbeitnehmer vor seiner Ferienzeit erkrankt, hat er das Recht, seine geplanten Ferientage zu verschieben. Er gilt dann als ferienunfähig.
  • Erkrankt er während der Ferien, hat er wegen des Erholungszwecks Anspruch auf Nachgewährung der verlorenen Ferientage. Das gilt auch für Ferientage, die auf einen Feiertag fallen.
  • Die Regelungen gelten analog auch bei verunfallten Mitarbeitern.

Wichtig: Arbeitsunfähig bedeutet nicht zwingend auch ferienunfähig. Im Zweifelsfall muss geklärt werden, ob der arbeitsunfähige Mitarbeiter tatsächlich durch Krankheit oder Unfall an der Erholung gehindert wird. Beweispflichtig ist dabei der Arbeitnehmende.

Wie wird der gekürzte Ferienanspruch ermittelt?

Ein Kürzungsrecht hat der Arbeitgeber nach OR 329b um 1/12 pro Monat, in dem der Mitarbeiter aus eigenem Verschulden nicht arbeitsfähig war. Hat er die Abwesenheit nicht selbst zu verantworten, ist keine Kürzung erlaubt.

Der Ferienanspruch darf vom Arbeitgeber gekürzt werden bei:

  • Arbeitsabwesenheit nach OR 324a
  • Arbeitsverweigerung des Arbeitnehmers (Folge: unbeschränkte Ferienkürzung)
  • Schwangerschaft, sofern die Abwesenheit mehr als 2 Monate beträgt

Nicht gekürzt werden darf das Ferienbudget, wenn die schwangere Arbeitnehmerin bis maximal 2 Monaten abwesend ist oder Mutterschaftsentschädigung im Sinne des Erwerbsersatzgesetzes vom 25. September 1952 (EOG) bezieht.

Wann darf der Arbeitgeber Ferien ausbezahlen?

Um trotz des Ferienabgeltungsverbots die Ferientage auszahlen zu dürfen, braucht es triftige Gründe. Erst wenn die Inanspruchnahme der Ferien nicht mehr oder nicht vollständig möglich ist, muss der Arbeitgeber Alternativen prüfen. In Art. 329d OR schreibt der Gesetzgeber dem Arbeitgeber eine Entschädigung für ausgefallene Ferientage vor.

Diese Vergütung ist zulässig, wenn die Inanspruchnahme der Ferientage bis zum Jahresende nicht möglich ist, beispielsweise:

  • Aufgrund unerwarteter Geschäftsaktivitäten, die den vollen Einsatz des Personals erfordern und nicht langfristig vorhersehbar waren
  • Bei Beginn des Mutterschaftsurlaubs oder dem Antritt eines genehmigten Sabbaticals
  • Bei unregelmässigen wechselnden Arbeitszeiten im Stundenlohn. Da der Arbeitnehmende in den dazwischenliegenden arbeitsfreien Zeiten keine ausreichende Erholung erhält, erlaubt der Gesetzgeber die Abgeltung des Ferienanspruchs mit der monatlichen Lohnzahlung
  • In besonderen Situationen, wie eine Viruspandemie. Der Grund: Kurzfristige Zwangsferien ohne die dreimonatige Ankündigungsfrist dürfen nicht ausgesprochen werden. Mehrmonatige Betriebsschliessungen können daher zu hohen unverbrauchten Ferienkontingenten am Jahresende führen

Wie berechnen Sie die Ferienentschädigung?

Liegen ausreichende Gründe nach dem Obligationenrecht vor, erfolgt die Ferienentschädigung prozentual vom Lohn. Das betrifft auch Teilzeitbeschäftigte und Arbeitnehmer im Stundenlohn.

Ausgehend von 260 Arbeitstagen pro Jahr, entstehen diese Ferienentschädigungen:

  • Hat der Arbeitnehmende einen Anspruch auf 4 Wochen Urlaub, steht ihm ein Ferienzuschlag von 8,33 % zu: 20t / 240×100.
  • Bei einem Ferienanspruch von 5 Wochen errechnet sich ein Zuschlag für nicht genommene Ferientage von 10,64 %: 25t / 235×100 .
  • Bei 6 Wochen Ferienkontingent steigt der Ferienzuschlag auf 13,04 %: 30t / 230×100

Im langjährigen Mittel wären es zwar 261 Arbeitstage, jedoch hat sich —um Rundungsdifferenzen zu vermeiden— die Handhabung mit 260 Tagen eingebürgert.

Hat der Arbeitgeber dagegen rechtmässig das Ferienbudget gekürzt, ist die reduzierte Anzahl Ferientage zugrundezulegen.

Übrigens: Sollte ein 13. Monatsgehalt vereinbart worden sein, steht dem Arbeitnehmenden auch hierfür der Ferienzuschlag in voller Höhe zu.

Haben Mitarbeiter mit Stundenlohn Anspruch auf Ferienentschädigung?

Zwar erhalten Arbeitnehmende mit Stundenlohn während der Erholungsabwesenheit keinen Lohn, sie haben jedoch gesetzlichen Anspruch auf Abgeltung der Ferientage:

  • Diese beträgt 1/12, also 8,33 % Zuschlag bei 4 Wochen Ferien
  • Hat der Arbeitnehmer 5 Wochen Ferienanspruch, beträgt der Ferienzuschlag auch hier 10,64 %
  • Besteht Anspruch auf einen 13. Monatslohn, ist zu klären, ob die Ferienentschädigung dafür bereits im Stundenlohn inkludiert ist. Andernfalls muss auch für diesen Monat ein Zuschlag von 8,33 % bzw. 10,64 % gerechnet werden

Die Ferienentschädigung erfolgt im Stundenlohn monatlich mit der Lohnzahlung als Zuschlagsvergütung für künftige Ferien. Das Geld sollte für diesen Zweck auf einem separaten Konto angespart werden.

Dabei ist die Ferienentschädigung für Mitarbeiter im Stundenlohn jedoch nur rechtsgültig, wenn vertraglich die Abgeltung in Schweizer Franken (CHF) und in Prozent vereinbart wurde. Zudem muss in der Lohnabrechnung ebenfalls der Betrag in Franken (CHF) und in Prozent angegeben sein. Pauschale Angaben wie „Ferien vergütet“ reichen nicht aus. Andernfalls gilt die Ferienentschädigung als nicht korrekt vergütet und muss nach Aufforderung durch den Mitarbeiter vom Arbeitgeber ein zweites Mal bezahlt werden.

Steht dem Arbeitnehmenden die Ferienentschädigung auch bei Kündigung zu?

Der Gesetzgeber legt auch in der Kündigungsfrist bis zum Austritt des Mitarbeiters einen hohen Massstab an. Daher sind bis zum letzten Tag der Kündigungsfrist entweder Ferientage abzubauen oder—sofern das nicht mehr möglich sein sollte— diese finanziell abzugelten.

  • Dazu muss zuerst der Monatslohn auf den einzelnen Arbeitstag heruntergebrochen werden: Langfristig hat ein Monat durchschnittlich 21,66 Arbeitstage. Teilen Sie den Monatslohn durch diese Anzahl Tage, dann erhalten Sie den Tageslohn.
  • Mithilfe des ermittelten Tageslohns wird die Ferienentschädigung errechnet: Tageslohn x ausstehende Ferientage.
  • Zu beachten ist hierbei, dass nicht genommene Ferientage ein Arbeitsverhältnis verlängern und diese Verlängerung sich finanziell auswirken sollte. Das berücksichtigt diese Formel:
    • Restferientage + 8,33 % bzw. 10,64 % = tatsächliches Restferienkontingent
    • Restferienkontingent x Tageslohn =auszuzahlende Ferienentschädigung

Übrigens muss die Ferienentschädigung bei Austritt nicht in der BVG versichert werden. Hier sind nur Lohnzahlungen zu versichern, die der Arbeitnehmer für geleistete Arbeit erhält. Die Ferienentschädigung dagegen ist lediglich eine Ersatzzahlung für nicht gewährte Ferientage.

Welche Kosten muss der Arbeitgeber bei kurzfristigem Ferienstorno übernehmen?

Der Arbeitgeber darf den Arbeitnehmenden aus dringlichen und unaufschiebbaren Gründen ohne Vorankündigung aus den Ferien zurückrufen bzw. diese verschieben. Dabei ist dem Mitarbeiter der entstandene Schaden zu ersetzen. Dazu gehören Storno- und Rückreisekosten. Die nicht in Anspruch genommenen Ferientage stehen dem Arbeitnehmer nach der betrieblichen Rückrufsituation erneut zu.

Fazit: Trotz Abgeltungsverbot zur Ferienentschädigung

Manchem Arbeitgeber wäre es sicher recht, wenn er häufiger das Mittel der Ferienentschädigung wählen dürfte. Aber der Gesetzgeber hat klare Vorgaben für die Erholungszeit geschaffen, die eine finanzielle Abgeltung nur mit wenigen Gründen erlaubt.

Lediglich Arbeitnehmende im Stundenlohn erhalten regelmässig eine Ferienentschädigung monatlich als Zuschlagsvergütung für künftige Ferien.

Zu berücksichtigen ist bei der Berechnung auch, ob der Ferienanspruch gekürzt worden ist. Denn die Ferienentschädigung hängt von der Anzahl der Ferientage und dem ermittelten Tageslohn ab.